یکی از موضوعات مهمی که حسابداران، مدیران منابع انسانی و کارکنان شرکت های دولتی و خصوصی با آن سروکار دارند، انواع مرخصی در قانون کار، میزان مرخصی سالانه، نحوه استفاده از مرخصی و شرایط محاسبه مرخصی کارکنان است.
قوانین مربوط به مرخصی، انواع مختلفی را دربرمی گیرد که هرکدام شرایط و ضوابط خاص خود را دارند. از جمله مهم ترین آن ها می توان به مرخصی استحقاقی، استعلاجی، بدون حقوق، تحصیلی، حج و مرخصی های مربوط به وقایع مهم زندگی مانند ازدواج و فوت بستگان اشاره کرد.
مرخصی یا Leave به حقی گفته می شود که به کارگر یا کارمند اجازه می دهد در روزهای کاری و غیرتعطیل، برای مدت مشخصی از حضور در محل کار خودداری کند. حق استفاده از مرخصی از گذشته به عنوان یکی از حقوق نیروی کار شناخته شده و در قانون کار جمهوری اسلامی ایران نیز مورد توجه قرار گرفته است.
نحوه درخواست مرخصی ممکن است در شرکت ها و سازمان های مختلف متفاوت باشد. بااین حال، در بسیاری از مجموعه ها کارمند درخواست خود را به صورت کتبی یا از طریق سامانه مربوط به مدیر یا مسئول مربوطه اعلام می کند و پس از تأیید، امکان استفاده از مرخصی را خواهد داشت.
کارکنان معمولاً بیشتر با مرخصی استحقاقی و استعلاجی آشنا هستند؛ اما قانون کار و مقررات مربوط به اشتغال، انواع دیگری از مرخصی را نیز دربرمی گیرد.
مهم ترین انواع مرخصی عبارت اند از:
هرکدام از این موارد، شرایط استفاده و نحوه محاسبه متفاوتی دارند و لازم است هنگام محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان، مقررات مربوط به آن ها مورد توجه قرار گیرد.
ازآنجایی که برای تمام انواع مرخصی نمیتوان یک فرمول واحد در نظر گرفت، محاسبه آن ها باید با توجه به نوع مرخصی، مدت اشتغال، شرایط قانونی و مقررات محل کار انجام شود.
| انواع مرخصی | مدت زمان | ماده قانون کار |
|---|---|---|
| مرخصی استحقاقی | مشاغل عادی 26 روز کاری با احتساب 4 جمعه، جمعاً یک ماه | ماده 64 |
| مشاغل سخت و زیان آور 5 هفته | ماده 65 | |
| مناطق آزاد 20 روز با احتساب جمعه ها | ||
| کارگران فصلی و پاره وقت بر حسب ماه های کارکرد | ماده 68 | |
| کارگاه های کمتر از 10 نفر، 10 نفر روز کاری | آیین نامه 1910 | |
| مرخصی زایمان | 9 ماه | ماده 76 |
| مرخصی ازدواج | 3 روز | ماده 73 |
| مرخصی فوت | 3 روز | ماده 73 |
| مرخصی حج | در مدت کار یک ماه و فقط یک بار | ماده 67 |
| مرخصی پاس شیر | هر سه ساعت، نیم ساعت (تا 24 ماهگی) | ماده 78 |
| مرخصی بدون حقوق | حداکثر یک ماه در یک سال | ماده 72 |
| مرخصی استعلاجی | بدون محدودیت | بند 7 ماده 2 قانون تأمین اجتماعی |
مرخصی استحقاقی به مرخصی سالانه ای گفته می شود که کارمند یا کارگر می تواند با دریافت حقوق از آن استفاده کند. نحوه استفاده از این مرخصی ممکن است با توجه به مقررات داخلی هر شرکت و هماهنگی میان کارکنان و کارفرما انجام شود.
بر اساس قانون کار، کارگران در مشاغل عادی به ازای هر ماه کار، 2.5روز مرخصی استحقاقی دارند. مجموع این میزان در طول یک سال، 192ساعت یا معادل 26روز کاری است.
با در نظر گرفتن چهار روز جمعه، مجموع مرخصی سالانه به یک ماه می رسد.
قانون کار برای مرخصی استحقاقی کارکنان و نحوه استفاده از آن، مقررات مشخصی در نظر گرفته است. مهم ترین نکات عبارت اند از:
برای پاسخ به این سؤال باید نحوه بیان قانون در ماده 64قانون کار را در نظر گرفت. مطابق این ماده، مرخصی استحقاقی سالانه کارگران با مزد، با احتساب چهار روز جمعه، در مجموع یک ماه در نظر گرفته شده است. بنابراین، در محاسبات معمول، میزان مرخصی استحقاقی برابر با 26روز کاری به علاوه چهار روز جمعه در نظر گرفته می شود که مجموعاً معادل یک ماه است.
همچنین سایر تعطیلات رسمی، جزو ایام مرخصی سالانه محسوب نمی شوند.
مطابق ماده 64 قانون کار، مرخصی استحقاقی سالانه کارگران با استفاده از مزد و با احتساب چهار روز جمعه، در مجموع یک ماه است. سایر روزهای تعطیل رسمی، جزو ایام مرخصی سالانه محسوب نمی شوند.
همچنین در صورتی که مدت کار کارگر کمتر از یک سال باشد، میزان مرخصی استحقاقی متناسب با مدت اشتغال محاسبه خواهد شد.
در نتیجه، هنگام محاسبه مرخصی کارکنان باید علاوه بر تعداد روزهای مرخصی، تعطیلات رسمی، روزهای جمعه و مدت اشتغال فرد نیز در نظر گرفته شود.
میزان مرخصی استحقاقی سالانه کارگران مشمول قانون کار، در مجموع یک ماه است. نحوه استفاده از این مرخصی نیز با توافق میان کارگر و کارفرما تعیین می شود. با این حال، ممکن است کارگر در طول سال فرصت استفاده از تمام مرخصی استحقاقی خود را نداشته باشد یا بخواهد بخشی از آن را برای سال آینده ذخیره کند.
در چنین شرایطی این سؤال مطرح می شود که چه مقدار از مرخصی استحقاقی امکان ذخیره و انتقال به سال بعد را دارد؟
پاسخ این سؤال در ماده 66قانون کار مشخص شده است. مطابق این ماده:
کارگر نمی تواند بیش از 9 روز از مرخصی سالانه خود را ذخیره کند.
بنابراین، حتی اگر کارگر در طول سال از مرخصی استحقاقی خود استفاده نکند، حداکثر 9 روز از مرخصی سالانه او قابلیت ذخیره و انتقال به سال بعد را خواهد داشت.
این موضوع در محاسبات مربوط به حقوق و دستمزد و همچنین مواردی مانند ارسال لیست مالیات حقوق اهمیت دارد؛ زیرا مبالغ پرداختی بابت مرخصی استفاده نشده باید به درستی در محاسبات مالی شرکت لحاظ شوند.
برای محاسبه مبلغ مربوط به مرخصی استفاده نشده، ابتدا باید میزان مرخصی قابل ذخیره مشخص شود. طبق قانون، حداکثر 9 روز از مرخصی سالانه قابلیت انتقال به سال بعد را دارد.
برای محاسبه مبلغ مرخصی، می توان از فرمول زیر استفاده کرد:
(کل مرخصی استفاده نشده – 9روز) × حقوق پایه ÷ 30
به این ترتیب، پس از مشخص شدن تعداد روزهای مرخصی قابل محاسبه، حقوق پایه فرد بر عدد 30 تقسیم و حاصل در تعداد روزهای مربوط به مرخصی ضرب می شود.
میزان مرخصی سالانه در مشاغل سخت و زیان آور با مشاغل عادی تفاوت دارد. بر اساس ماده 65قانون کار، کارگرانی که در مشاغل سخت و زیان آور فعالیت می کنند، سالانه از 5هفته مرخصی استحقاقی برخوردار هستند.
این میزان تقریباً معادل سه روز در ماه است.
قانون همچنین تأکید کرده است که حتی الامکان استفاده از مرخصی در مشاغل سخت و زیان آور باید در دو نوبت و در پایان هر شش ماه کار انجام شود. با استفاده از بهترین نرم افزار حسابداری نیز می توان محاسبات مربوط به مرخصی کارکنان را با دقت و سهولت بیشتری انجام داد.
مرخصی استعلاجی یکی از انواع مرخصی است که در زمان بیماری و برای درمان یا استراحت پزشکی مورد استفاده قرار می گیرد. این نوع مرخصی از نظر شرایط و نحوه تأیید، با مرخصی استحقاقی تفاوت دارد و تابع مقررات قانون تأمین اجتماعی است.
در قانون کار، برای استفاده از مرخصی استعلاجی سقف مشخصی تعیین نشده است. به عبارت دیگر، میزان این مرخصی با توجه به شرایط بیماری و مدت زمان موردنیاز برای درمان تعیین می شود؛ البته مرخصی باید به تأیید مراجع ذی صلاح سازمان تأمین اجتماعی برسد.
بر اساس ماده 74قانون کار، مدت مرخصی استعلاجی که به تأیید سازمان تأمین اجتماعی رسیده باشد، جزء سوابق کار و بازنشستگی کارگر محسوب می شود.
همچنین مطابق ماده 59قانون تأمین اجتماعی، در صورت تأیید مرخصی استعلاجی، امکان برخورداری از غرامت دستمزد نیز وجود خواهد داشت.
برای مرخصی استعلاجی کارگران مشمول قانون کار، سقف مشخصی در قانون کار تعیین نشده است. مدت این مرخصی بر اساس نوع بیماری، شرایط فرد و میزان استراحت موردنیاز تعیین می شود و باید توسط پزشک یا مراجع مربوط در سازمان تأمین اجتماعی تأیید شود.
در صورتی که مدت استراحت پزشکی در هر نوبت کمتر از 7 روز باشد یا مجموع آن در طول سال کمتر از 15 روز شود، تأیید پزشک معالج برای آن کافی است.
اگر مدت استراحت از 15 روز بیشتر باشد، برای دوره های 15 تا 60روز، تأیید پزشک معتمد سازمان تأمین اجتماعی لازم است. برای دوره های بیشتر از 60 روز نیز تأیید شورای پزشکی تأمین اجتماعی مورد نیاز خواهد بود.
بنابراین، مدت مرخصی استعلاجی به شرایط بیماری و تأیید مراجع پزشکی مربوط بستگی دارد.
شرایط مرخصی استعلاجی کارمندان دولت با کارگران مشمول قانون کار تفاوت دارد. مرخصی استعلاجی این افراد، طبق گواهی پزشک معتمد، حداکثر 4ماه در سال است.
البته در مورد بیماری های صعب العلاج، با تشخیص وزارت بهداشت، محدودیت زمانی مشخصی برای استفاده از این مرخصی وجود نخواهد داشت.
مرخصی استعلاجی در قانون کار از موارد تعلیق قرارداد کار محسوب می شود. بنابراین، استفاده کارگر از مرخصی استعلاجی به معنای پایان یافتن قرارداد کاری او نیست.
پس از پایان دوره مرخصی استعلاجی، قرارداد کار همچنان معتبر است و کارگر می تواند به کار سابق خود بازگردد.
جزئیات مربوط به مرخصی استعلاجی در قانون کار به صورت کامل بیان نشده و مهم ترین حکم قانون کار در این زمینه در ماده 74 آمده است. بر اساس این ماده، مدت مرخصی استعلاجی که به تأیید سازمان تأمین اجتماعی رسیده باشد، جزء سوابق کار و بازنشستگی کارگر محسوب می شود.
از سوی دیگر، در بند 7ماده 2قانون تأمین اجتماعی، بیماری به وضع جسمی یا روحی گفته شده که انجام خدمات درمانی را ضروری کند یا موجب ناتوانی موقت فرد برای اشتغال به کار شود.
بنابراین، در صورتی که بیماری کارگر به تشخیص مراجع پزشکی نیازمند استراحت و عدم حضور در محل کار باشد، امکان استفاده از مرخصی استعلاجی وجود دارد.
مرخصی ساعتی در واقع بخشی از مرخصی استحقاقی فرد است که برای انجام امور ضروری روزانه مورد استفاده قرار می گیرد. مدت و شرایط استفاده از مرخصی ساعتی می تواند با توجه به مقررات داخلی شرکت ها و توافق میان کارگر و کارفرما متفاوت باشد.
در برخی شرکت ها، استفاده از دو ساعت مرخصی ساعتی در روز مجاز است و در برخی دیگر این میزان می تواند به 5 یا حتی 6 ساعت برسد.
در هر صورت، مجموع مرخصی های ساعتی زمانی که به میزان 8ساعت برسد، معادل یک روز مرخصی استحقاقی در نظر گرفته می شود.
کارکنان معمولاً برای انجام امور ضروری، مراجعه به ادارات یا انجام کارهای شخصی که امکان انجام آن ها خارج از ساعات کاری وجود ندارد، از مرخصی ساعتی استفاده می کنند.
مطابق ماده 70قانون کار، مرخصی کمتر از یک روز، جزء مرخصی استحقاقی محسوب می شود.
در برخی ادارات و سازمان ها، اصطلاحاتی مانند مرخصی دو یا سه ساعته برای انجام امور ضروری مورد استفاده قرار می گیرد و با توجه به مقررات محل کار، در صورت افزایش مدت مرخصی ممکن است یک روز کامل مرخصی محاسبه شود.
همچنین اگر در شرکتی ساعات کاری روز پنجشنبه در طول سایر روزهای هفته تکمیل شده و پنجشنبه به صورت توافقی تعطیل باشد، استفاده از مرخصی استحقاقی در طول هفته نباید بیشتر از مجموع ساعات کاری موظف فرد باشد.
در صورتی که میزان مرخصی ساعتی از میزان مرخصی استحقاقی فرد بیشتر شود، ساعات اضافه می تواند به عنوان مرخصی بدون حقوق یا کسر کار در نظر گرفته شود و در این شرایط، کارفرما می تواند نسبت به عدم پرداخت بیمه آن ساعات اقدام کند.
بر اساس ماده 73قانون کار، کارگران در برخی موارد خاص از مرخصی با استفاده از مزد برخوردار می شوند.
هر کارگر در صورت ازدواج دائم یا فوت همسر، پدر، مادر یا فرزندان، می تواند از 3روز مرخصی با حقوق استفاده کند.
این مرخصی با مرخصی استحقاقی تفاوت دارد و به صورت جداگانه محاسبه می شود. بنابراین، استفاده از سه روز مرخصی ازدواج یا فوت بستگان درجه یک، از میزان مرخصی استحقاقی سالانه کارگر کسر نخواهد شد.
نکته مهم این است که مرخصی موضوع ماده 73 باید همزمان با وقوع ازدواج دائم یا فوت بستگان مذکور مورد استفاده قرار گیرد و قابلیت انتقال به زمان دیگری را ندارد.
گاهی اوقات به دلیل قرار گرفتن تعطیلات رسمی در کنار روزهای تعطیل هفتگی، کارگر تمایل دارد یک روز کاری بین این تعطیلات را نیز مرخصی بگیرد. برای مثال، اگر یکشنبه و دوشنبه تعطیل رسمی باشند و کارگر روز شنبه را نیز مرخصی بگیرد، شنبه به عنوان مرخصی استحقاقی محاسبه می شود.
به این نوع مرخصی، اصطلاحاً مرخصی بین تعطیلی یا بین التعطیلی گفته می شود.
در مرخصی استعلاجی، تعطیلات رسمی که در فاصله زمانی مرخصی قرار می گیرند نیز جزء مدت مرخصی استعلاجی محسوب می شوند.
پرداخت غرامت دستمزد کارگران بیمه شده در دوران مرخصی استعلاجی و همچنین مرخصی مربوط به بارداری، بر عهده سازمان تأمین اجتماعی است.
بنابراین، اگر تعطیلات رسمی در میان دوره مرخصی استعلاجی قرار داشته باشند، این روزها نیز جزء مرخصی استعلاجی محسوب می شوند و کارگر برای آن روزها از کارفرما مزد دریافت نمی کند.
از سوی دیگر، بر اساس ماده 64قانون کار، میزان مرخصی استحقاقی سالانه کارگران 26روز کاری است. تعطیلات رسمی که در میان روزهای مرخصی قرار می گیرند، جزء این 26 روز محاسبه نمی شوند.
مدت مرخصی زایمان زنان شاغل در بخش های دولتی و غیردولتی، بر اساس قانون اصلاح قوانین تنظیم جمعیت و خانواده مصوب 1392/03/20، 9ماه تعیین شده است.
همچنین همسران زنان شاغل می توانند از دو هفته مرخصی اجباری با استفاده از مزد از زمان تولد فرزند برخوردار شوند. این مرخصی علاوه بر مرخصی های استحقاقی در نظر گرفته می شود.
در خصوص بخش خصوصی و شرکت هایی که تحت پوشش سازمان تأمین اجتماعی هستند، در متن مورد استناد، مدت مرخصی زایمان 6ماه ذکر شده و استفاده از مرخصی اجباری همسر نیز منوط به تأیید کارفرما دانسته شده است.
مرخصی زایمان جزء سوابق خدمت زن کارگر محسوب می شود و در این مدت، غرامت ایام بارداری از سوی سازمان تأمین اجتماعی به فرد پرداخت می شود.
مطابق ماده 67 و همچنین تبصره 1ماده 75قانون کار، پس از پایان مرخصی زایمان، کارگر زن باید به کار سابق خود بازگردد و مدت مرخصی با تأیید سازمان تأمین اجتماعی، جزء سوابق خدمت او محسوب خواهد شد.
مرخصی بارداری و زایمان می تواند از قبل از تولد نوزاد آغاز شود. بنابراین، مادر می تواند بخشی از مرخصی خود را پیش از زایمان استفاده کند؛ با این شرط که حداقل 3ماه از مرخصی باید پس از زایمان مورد استفاده قرار گیرد.
همچنین برای برخورداری از مرخصی زایمان، داشتن حداقل 60روز سابقه پرداخت حق بیمه تأمین اجتماعی ضروری است.
برای آشنایی بیشتر با جزئیات این موضوع، می توانید مطلب مرخصی زایمان را نیز مطالعه کنید.
مرخصی حج یکی دیگر از انواع مرخصی پیش بینی شده در قانون کار است.
مطابق ماده 67 قانون کار، هر کارگر در تمام مدت اشتغال خود می تواند تنها یک بار برای انجام فریضه حج واجب تمتع، از یک ماه مرخصی استفاده کند.
این مرخصی می تواند از محل مرخصی استحقاقی فرد تأمین شود؛ مشروط بر اینکه کارگر به اندازه کافی مرخصی ذخیره شده داشته باشد.
بنابراین، کارگری که 30 روز مرخصی ذخیره شده داشته باشد، می تواند از آن برای مرخصی حج استفاده کند. در صورتی که میزان مرخصی استحقاقی و ذخیره فرد کافی نباشد، استفاده از مرخصی بدون حقوق برای انجام حج امکان پذیر خواهد بود.
مرخصی بدون حقوق یکی دیگر از انواع مرخصی است که با موافقت کارفرما امکان استفاده از آن وجود دارد.
حداکثر مدت مرخصی بدون حقوق در قانون کار 2سال است. در مدت استفاده از این مرخصی، قرارداد کار به حالت تعلیق درمی آید و پس از پایان مرخصی، کارگر می تواند به کار سابق خود بازگردد.
مطابق ماده 16قانون کار، استفاده از مرخصی تحصیلی یا سایر مرخصی های بدون حقوق، با رعایت شرایط قانونی، موجب تعلیق قرارداد کار می شود.
از جمله مواردی که ممکن است فرد برای آن درخواست مرخصی بدون حقوق داشته باشد می توان به موارد زیر اشاره کرد:
مرخصی بدون حقوق در حالت عادی حداکثر دو سال است و در مورد مرخصی تحصیلی، امکان تمدید آن برای دو سال دیگر نیز وجود دارد.
در هر صورت، استفاده از مرخصی بدون حقوق نیازمند ارائه درخواست از سوی کارگر و موافقت کارفرما یا مسئول ذی ربط است.
همچنین در صورتی که کارگر مرخصی استحقاقی نداشته باشد اما به مرخصی نیاز داشته باشد، می تواند با موافقت مسئول مربوطه از مرخصی بدون حقوق استفاده کند. سقف استفاده از این نوع مرخصی در طول سال، یک ماه عنوان شده است.
بر اساس ماده 6قانون ترویج تغذیه با شیر مادر و حمایت از مادران شیرده، کارگر زن می تواند تا دو سالگی فرزند، روزانه از یک ساعت مرخصی ساعتی برای شیردهی به نوزاد استفاده کند.
این مرخصی که معمولاً با عنوان مرخصی پاس شیر شناخته می شود، می تواند در ابتدای ساعت کاری یا در پایان ساعات کاری مورد استفاده قرار گیرد.
برای مادرانی که صاحب فرزندان دوقلو یا چندقلو هستند، میزان مرخصی شیردهی روزانه دو ساعت خواهد بود.
یکی از موضوعات مهم در پایان سال، نحوه محاسبه مرخصی استفاده نشده و مبلغ مربوط به آن است.
بر اساس ماده 66قانون کار، کارگر نمی تواند بیش از 9روز از مرخصی سالانه خود را ذخیره کند.
بنابراین، اگر فرد در طول سال از مرخصی استحقاقی خود استفاده نکرده باشد، حداکثر 9 روز آن قابل انتقال به سال بعد خواهد بود و سایر روزهای مرخصی استفاده نشده باید در قالب مطالبات مربوط به مرخصی محاسبه و پرداخت شوند.
در بسیاری از شرکت های خصوصی، مبلغ مرخصی استفاده نشده در پایان سال و همزمان با محاسبه عیدی و پرداخت آن تسویه می شود.
برای آشنایی با نحوه محاسبه سایر پرداخت های پایان سال نیز می توانید از فرمول محاسبه عیدی استفاده کنید.
در مورد کارکنان دولت نیز، مطابق قانون مدیریت خدمات کشوری، امکان ذخیره مرخصی تا سقف 15روز وجود دارد.
در مجموع، مرخصی یکی از ابزارهای مهم برای حفظ سلامت، افزایش انگیزه و بهبود بهره وری کارکنان است. برنامه ریزی مناسب برای استفاده از مرخصی می تواند به کارکنان کمک کند انرژی و تمرکز بیشتری برای انجام وظایف کاری خود داشته باشند.
بر اساس ماده 66 قانون کار، کارگر نمی تواند بیش از 9روز از مرخصی سالانه خود را ذخیره کند.
در قانون کار سابق، امکان ذخیره و انتقال مرخصی به سال بعد وجود نداشت و مطابق تبصره 2 ماده 15 قانون کار مصوب 1337، کارگر موظف بود تمام مرخصی استحقاقی خود را در همان سال استفاده کند.
با تصویب قانون کار جدید، امکان ذخیره بخشی از مرخصی فراهم شد و کارگر می تواند حداکثر 9روز از مرخصی سالانه خود را به سال بعد منتقل کند.
در صورت فوت کارگر، مبلغ مربوط به مرخصی های باقی مانده او بر اساس حقوق روزانه محاسبه شده و به ورثه پرداخت می شود.
برای دریافت این مبلغ، لازم است مراحل قانونی مربوط به انحصار وراثت انجام شده و تعداد وراث یا قیم قانونی آن ها مشخص باشد. پس از مشخص شدن وراث، مبلغ مرخصی مطابق مقررات قانونی به آنان پرداخت خواهد شد.
اگر کارگر دارای مرخصی ذخیره شده باشد، این مبلغ در محاسبات مربوط به مطالبات او لحاظ می شود. در صورتی که مرخصی قابل پرداختی وجود نداشته باشد، مبلغی نیز از این بابت به وراث تعلق نخواهد گرفت.
همچنین در مواردی مانند بازنشستگی، ازکارافتادگی کارگر یا تعطیلی کارگاه، میزان مرخصی های باقی مانده محاسبه و مبلغ مربوط به آن به فرد پرداخت می شود.
مبلغ مربوط به مرخصی در این شرایط به صورت جداگانه از سایر مطالبات پرداخت نمی شود، بلکه در کنار سایر حقوق و مزایای فرد محاسبه شده و به مجموع مطالبات او اضافه خواهد شد.
