کار حسابداری فقط ثبت فاکتور و تهیه گزارش های مالی نیست. یک حسابدار حرفه ای باید بتواند در طول سال، وضعیت مالی، مالیاتی و بیمه ای کسب وکار را به صورت منظم کنترل کند و اجازه ندهد تکالیف قانونی یا مغایرت های مالی برای ماه های بعد انباشته شوند.
بخشی از وظایف حسابدار ماهانه انجام می شود؛ مانند کنترل حقوق و دستمزد، بیمه، مالیات حقوق، اسناد حسابداری و صورتحساب های الکترونیکی. در مقابل، بعضی کنترل ها در پایان هر فصل اهمیت بیشتری پیدا می کنند و نیازمند بررسی مجموع عملکرد سه ماه گذشته هستند.
داشتن یک چک لیست مشخص باعث می شود حسابدار به جای اینکه در پایان سال با حجم زیادی از اسناد ناقص، مغایرت های بانکی، صورتحساب های اشتباه و تکالیف انجام نشده مواجه شود، وضعیت مالی و مالیاتی مجموعه را در طول سال مدیریت کند.
در این مقاله، یک چک لیست کاربردی برای کارهای ماهانه و فصلی حسابداران ارائه می کنیم.
یکی از مهم ترین کارهای ماهانه حسابدار، بررسی و ثبت صحیح حقوق و مزایای کارکنان است.
پیش از ارسال اطلاعات مربوط به حقوق، موارد زیر را بررسی کنید:
اشتباه در ثبت حقوق می تواند هم در محاسبات حسابداری و هم در تکالیف بیمه و مالیات حقوق مشکل ایجاد کند.
لیست بیمه کارکنان نیز باید در برنامه ماهانه حسابدار قرار داشته باشد.
در این مرحله بهتر است اطلاعات لیست بیمه با اطلاعات حقوق و دستمزد تطبیق داده شود.
موارد مهم برای کنترل:
بهتر است تهیه لیست بیمه به آخرین روزهای مهلت موکول نشود تا در صورت وجود خطا، فرصت اصلاح وجود داشته باشد.
مالیات حقوق نیز یکی از تکالیفی است که باید به صورت منظم در برنامه حسابدار قرار داشته باشد.
قبل از ارسال اطلاعات، موارد زیر را کنترل کنید:
ثبت صحیح اطلاعات حقوق از ایجاد مغایرت بین سیستم حقوق، حسابداری و اطلاعات مالیاتی جلوگیری می کند.
با گسترش الزامات سامانه مودیان، بررسی صورتحساب های الکترونیکی باید بخشی از روتین ماهانه حسابدار باشد.
فقط ارسال صورتحساب کافی نیست؛ وضعیت آن ها نیز باید بررسی شود.
در پایان هر ماه کنترل کنید:
این کنترل ماهانه کمک می کند مشکلات صورتحساب ها در همان ماه شناسایی شوند، نه زمانی که چند ماه از ثبت آن ها گذشته است.
حسابدار نباید فقط روی فروش تمرکز کند. صورتحساب های خرید نیز باید به صورت دوره ای بررسی شوند.
برای هر ماه:
این کار در پایان فصل و هنگام تهیه گزارش های مالی، حجم زیادی از کار حسابدار را کاهش می دهد.
یکی از کارهایی که نباید به پایان سال موکول شود، مغایرت گیری بانکی است.
حسابدار باید به صورت منظم:
اگر مغایرت بانکی هر ماه بررسی نشود، در پایان سال پیدا کردن منشأ اختلاف بسیار دشوارتر خواهد شد.
در پایان هر ماه بررسی کنید که اسناد مربوط به تمام رویدادهای مالی ثبت شده باشند.
از جمله:
همچنین اسناد ناقص، بدون پیوست یا فاقد مدارک کافی را مشخص کنید تا قبل از ورود به ماه بعد تکمیل شوند.
مانده حساب مشتریان و تأمین کنندگان را نیز به صورت ماهانه بررسی کنید.
سؤال های مهم:
این کنترل علاوه بر دقت حسابداری، برای مدیریت نقدینگی کسب وکار نیز اهمیت دارد.
ماه سوم هر فصل برای حسابدار اهمیت بیشتری دارد؛ زیرا علاوه بر انجام کارهای معمول ماهانه، باید عملکرد سه ماه گذشته نیز یک جا بررسی شود.
بهتر است پایان فصل را به عنوان یک نقطه کنترل مالی و مالیاتی در نظر بگیرید.
هدف این است که مشخص شود اطلاعات فروش در تمام سیستم ها با یکدیگر سازگار هستند.
در پایان فصل، یک بار تمام صورتحساب های سه ماه گذشته را بررسی کنید.
به خصوص:
اگر این کنترل هر فصل انجام شود، احتمال باقی ماندن اشتباهات تا پایان سال بسیار کمتر خواهد شد.
برای کسب وکارهای مشمول، پایان فصل زمان مناسبی برای جمع بندی اطلاعات مربوط به ارزش افزوده است.
حسابدار باید اطلاعات خرید و فروش را بررسی و با اسناد حسابداری تطبیق دهد.
موارد مهم:
نباید محاسبات ارزش افزوده فقط در روزهای پایانی مهلت انجام شود؛ آماده سازی اطلاعات از قبل، احتمال خطا را کاهش می دهد.
در پایان هر فصل، حسابدار بهتر است حساب های مهم را یک بار به صورت تحلیلی بررسی کند.
از جمله:
مانده غیرعادی یا تغییرات شدید در هر حساب باید بررسی و علت آن مشخص شود.
اگر شرکت یا فروشگاه دارای انبار است، پایان فصل زمان مناسبی برای کنترل موجودی است.
موجودی سیستم را با موجودی واقعی مقایسه کنید و موارد زیر را بررسی کنید:
هرچه اختلاف موجودی زودتر شناسایی شود، اصلاح آن ساده تر خواهد بود.
در پایان فصل، حسابدار باید یک تصویر روشن از تعهدات مجموعه داشته باشد.
بررسی کنید:
داشتن یک فهرست از بدهی ها و سررسیدهای پیش رو، از ایجاد هزینه های غیرضروری جلوگیری می کند.
حسابدار حرفه ای فقط تکالیف قانونی را انجام نمی دهد؛ بلکه اطلاعات مالی را برای تصمیم گیری مدیر نیز آماده می کند.
گزارش پایان فصل می تواند شامل موارد زیر باشد:
این گزارش به مدیر کمک می کند قبل از پایان سال، وضعیت واقعی کسب وکار را ببیند.
یک اشتباه رایج این است که حسابدار تمام کنترل ها را به پایان فصل موکول کند. در حالی که کنترل ماهانه و فصلی مکمل یکدیگر هستند.
بنابراین پایان فصل نباید زمان «شروع بررسی» باشد؛ بلکه باید زمان جمع بندی کنترل هایی باشد که در طول سه ماه انجام شده اند.
هر ماه
پایان هر فصل
حسابداری حرفه ای یعنی اجازه ندهیم کارهای کوچک به مشکلات بزرگ تبدیل شوند. کنترل صورتحسابی که امروز اشتباه ثبت شده، مغایرت بانکی که همین ماه ایجاد شده یا سند هزینه ای که هنوز ناقص است، بسیار ساده تر از اصلاح همان مشکل در پایان سال است.
بهترین روش این است که حسابدار یک روتین ماهانه برای کنترل حقوق، بیمه، مالیات، بانک، اسناد و صورتحساب های الکترونیکی داشته باشد و در پایان هر فصل، یک کنترل جامع سه ماهه انجام دهد.
این نظم باعث می شود در پایان سال، به جای مواجه شدن با انبوهی از مغایرت ها و اسناد ناقص، فقط با یک مجموعه اطلاعات کنترل شده و آماده برای جمع بندی مواجه باشید.
برای کسب وکارهایی که تعداد زیادی صورتحساب دارند، استفاده از یک نرم افزار واسط مانند مالیتور نیز می تواند بخشی از فرآیند ارسال و کنترل صورتحساب های الکترونیکی را منظم تر کند. هدف اصلی، ایجاد یک فرآیند مستمر است؛ نه اینکه تمام کارهای مالیاتی در آخرین روزهای سال روی دوش حسابدار قرار بگیرد.
🌐 وب سایت: https://malitor.ir
📞 شماره تماس: 021802801803
🎯 شروع رایگان: با ثبت نام در مالیتور، شروع به کار کنید.
💬 پشتیبانی در تلگرام و بله: 09393598714 - 09912150642
