بر اساس نامه جدید معاون فناوری های مالیاتی(قانون جدید پلمپ دفاتر 1404)، زیر ساخت استفاده از دفاتر تجاری الکترونیکی بر اساس ماده 4 قانون برنامه هفتم توسعه جمهوری اسلامی ایران در حال استقرار است.
در راستای اجرای مفاد بند ج ماده 4 قانون برنامه هفتم پیشرفت جمهوری اسلامی ایران، سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی طراحی و پیاده سازی شده و در مرحله استقرار می باشد پس از گذراندن آزمون یکپارچگی و آزمون، پایلوت امکان بهره برداری از آن در درگاه ملی خدمات الکترونیک سازمان امور مالیاتی برای مودیان مربوطه فراهم خواهد شد به پیوست راهنمای استفاده از سامانه، به منظور آشنایی همکاران محترم ارسال می گردد.
شایان ذکر است پیرو عملیاتی شدن فرآیند پلمپ الکترونیکی دفاتر قانونی توسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با همکاری سازمان امور مالیاتی تاکنون بیش از 700000 رکورد مربوط به این فرآیند و به صورت الکترونیکی دریافت شده است. از این رو تنها مؤدیان محترمی که دفاتر تجاری خود را به صورت الکترونیکی پلمپ نموده اند، پس از آغاز بهره برداری از سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی امکان ورود به سامانه و ارسال اطلاعات خود مطابق دستورالعمل ها را خواهند داشت و مؤدیان محترمی که دفاتر تجاری سال مالی جاری خود را به صورت فیزیکی پلمپ کرده اند نیازی به مراجعه به این سامانه نخواهند داشت. آغاز بهره برداری از سامانه مذکور بصورت عمومی توسط سازمان امور مالیاتی کشور اطلاع رسانی خواهد شد.
پلمپ دفاتر قانونی یکی از مهم ترین وظایف مالی هر کسب و کار است. این دفاتر، به شفاف سازی اطلاعات مالی کمک کرده و از بروز مشکلات مالیاتی و حسابرسی های ناگهانی جلوگیری می کنند. اگر یک شرکت این دفاتر را به درستی تکمیل کرده و تمامی تراکنش ها را مطابق قوانین ثبت کند، در هنگام رسیدگی مالیاتی کمتر جریمه می شود و از بروز مشکلات قانونی جلوگیری می کند.
از سوی دیگر، عدم درخواست یا تأخیر در پلمپ دفاتر قانونی می تواند منجر به رد دفاتر مالیاتی از طرف سازمان امور مالیاتی شود. در این حالت، شرکت مشمول جریمه های سنگین خواهد شد و ممکن است مالیات آن به صورت علی الرأس محاسبه شود که هزینه بیشتری برای کسب وکار دربردارد؛ پس اگر صاحب یک شرکت، استارتاپ یا کسب و کار شخصی هستید، نباید پلمپ دفاتر قانونی را نادیده بگیرید.
پلمپ دفاتر قانونی بر اساس نوع کسب و کار و شخصیت حقوقی یا حقیقی مالک آن، به چند دسته تقسیم می شود. کسب وکارهایی که به صورت حقوقی ثبت شده اند، مانند شرکت ها، مؤسسات و سازمان ها، موظف به دریافت پلمپ دفاتر قانونی هستند. تمامی شرکت های سهامی خاص، سهامی عام، مسئولیت محدود، تعاونی ها و سایر شرکت های ثبت شده، باید قبل از شروع سال مالی، دفاتر روزنامه و کل خود را پلمپ کنند.
کسب وکارهای شخصی، مغازه داران، فریلنسرها و صاحبان مشاغل آزاد که درآمد بالایی دارند یا در گروه های مالیاتی خاصی قرار می گیرند.
مراحل ثبت درخواست پلمپ دفاتر قانونی در سال 1404، می توانید به سامانه ثبت شرکت ها به آدرس irsherkat.ssaa.ir مراجعه کنید. در این سامانه، با وارد کردن اطلاعات شرکت یا کسب وکار خود و تکمیل فرم های مربوطه، می توانید درخواست پلمپ دفاتر را ثبت کنید. پس از تکمیل فرم ها و تأیید نهایی، مدارک مورد نیاز را از طریق پست به اداره ثبت شرکت ها ارسال کنید.
پس از ورود به سامانه، گزینه «پیگیری درخواست ها» را انتخاب کرده و نوع درخواست را «پلمپ دفاتر تجاری» تعیین نمایید. سپس با وارد کردن کد رهگیری یا بارکد پستی مربوطه، می توانید وضعیت درخواست خود را مشاهده و پیگیری کنید.
دلالی متفاوتی می تواند منجر به رد شدن درخواست پلمپ دفاتر قانونی شود. به برخی از آن ها در ادامه اشاره می کنیم.
یکی از رایج ترین دلایل رد شدن درخواست پلمپ دفاتر، ثبت اطلاعات نادرست یا ناقص در سامانه است. این اطلاعات شامل نام شرکت، شناسه ملی، شماره ثبت، آدرس قانونی و اطلاعات مدیرعامل می شود. اگر این اطلاعات با موارد ثبت شده در اداره ثبت شرکت ها مطابقت نداشته باشد، درخواست شما رد خواهد شد.
هر شرکت باید قبل از پایان سال مالی جاری، درخواست پلمپ دفاتر سال آینده را ثبت کند. اگر شرکت ها در مهلت مقرر اقدام نکنند، ممکن است با جریمه مالیاتی مواجه شوند یا حتی درخواستشان رد شود.
پس از ثبت درخواست، متقاضیان باید هزینه پلمپ دفاتر را از طریق سامانه رسمی پرداخت کنند. در صورت عدم پرداخت به موقع یا مشکلات بانکی، درخواست بررسی نمی شود و ممکن است به طور خودکار لغو گردد.
تغییراتی مانند تغییر مدیرعامل، اعضای هیئت مدیره یا آدرس شرکت باید قبل از درخواست پلمپ دفاتر در سامانه ثبت شرکت ها به روزرسانی شوند. اگر اطلاعات درخواستی با آخرین تغییرات ثبت شده مغایرت داشته باشد، سازمان ثبت دفاتر ممکن است درخواست را رد کند.
در برخی موارد، اگر شرکت در سال های قبل دفاتر خود را پلمپ نکرده باشد، ممکن است در دریافت دفاتر جدید با مشکل مواجه شود. در این شرایط، شرکت باید دلایل عدم پلمپ دفاتر قبلی را توضیح داده و مشکل را از طریق اداره مالیات یا ثبت شرکت ها برطرف کند.
در سال های اخیر، دیجیتالی شدن فرآیندهای مالی و اداری سرعت گرفته و پلمپ دفاتر قانونی نیز به سمت الکترونیکی شدن پیش رفته
است. استفاده از امضای الکترونیکی در فرآیند پلمپ دفاتر 1404، مزایای زیر را به همراه دارد:
هزینه پلمپ دفاتر قانونی در سال 1404 به عوامل مختلفی مانند نوع شرکت (حقیقی یا حقوقی)، تعداد صفحات دفاتر (50، 100 یا 200 برگ) و تعرفه های تعیین شده از سوی سازمان ثبت شرکت ها بستگی دارد. به طور معمول، هزینه ثبت درخواست شامل مبالغ زیر می شود:
همچنین، برخی شرکت ها برای سرعت بیشتر از خدمات آنلاین یا پلمپ الکترونیکی استفاده می کنند که ممکن است هزینه ای متفاوت داشته باشد.
مثلا برای شرکت با مسئولیت محدود، بدون ثبت امضای الکترونیکی 50 هزار تومان شده است.
تعرفه های دولتی و قوانین جدید مالیاتی نیز می توانند بر قیمت نهایی تأثیر بگذارند، بنابراین توصیه می شود پیش از اقدام به پلمپ دفاتر، از سامانه ثبت شرکت ها یا مشاوران مالی استعلام بگیرید. تأخیر در ثبت و پلمپ دفاتر ممکن است منجر به جریمه های مالیاتی شود، پس بهتر است در زمان مناسب و طبق دستورالعمل های جدید اقدام کنید.
با عنایت به راه اندازی امکان اخذ امضا به صورت الکترونیک از مورخ 1402/09/15 شخص ذی سمت می بایست نسبت به امضای اظهارنامه پلمب دفاتر تجارتی به صورت الکترونیکی و غیر حضوری اقدام نماید. بدیهی است امضای الکترونیکی درخواست پلمب به معنای تایید مندرجات درخواست و ارسال اطلاعات آن به اداره ثبت شرکت ها می باشد.
بدین منظور لازم است ابتدا جهت خرید گواهی امضای الکترونیک از طریق یکی از روش های ذیل اقدام و همچنین جهت دریافت هرگونه خدمات پشتیبانی و راهنمایی در خصوص خرید و صدور گواهی از طریق سایت های نامبرده در ذیل و دفاتر مربوطه اقدام نمائید.
خرید گواهی امضا و توکن سخت افزاری از طریق مراجعه حضوری به یکی از دفاتر ثبت نام مرکز صدور گواهی الکترونیکی میانی عام به آدرس اینترنتی https://www.gica.ir
خرید گواهی امضا همراه، از طریق اپلیکیشن کانون سردفتران ودفتریاران به آدرس اینترنتی https://notary-news.ir/?p=9339
توجه: متقاضیانی که از طریق اپلیکشن های ذیل نسبت به خرید گواهی اقدام نموده اند، امکان امضای الکترونیک آگهی ثبتی را دارند.
پس از خرید امضا می بایست جهت تکمیل فرایند ثبت تاسیس و درج امضا ذیل گواهی تاسیس به سامانه ثبت شرکت ها و سپس سامانه" ثبت من " مراجعه نموده براساس راهنمای ذیل اقدام نماید: مشاهده راهنمای ثبت من
