ارسال صورتحساب الکترونیکی برای بسیاری از مودیان در نگاه اول ساده به نظر می رسد، اما هنگام ثبت و ارسال صورتحساب، سوال هایی درباره شماره سریال، کد شعبه، کد پستی، اعتبار، نوع صورتحساب و اصلاح اطلاعات ایجاد می شود.
بخشی از این سوال ها مربوط به نحوه کار با سامانه مودیان و بخشی نیز مربوط به ثبت اطلاعات در نرم افزار واسط مالیاتی است. در این مقاله، مجموعه ای از سوالات واقعی کاربران در سال 1405 را بررسی کرده ایم تا برای هر کدام پاسخ مشخص و کاربردی داشته باشید.
شماره سریال عدد 10 رقمی ست برای شناسایی و ترتیب صورتحساب ها استفاده می شود و نباید تکراری باشد. در مالیتور می توانید شماره شروع سریال صورتحساب را از بخش تعاریف اولیه ← مودیان ← شروع سریال صورتحساب تنظیم کنید.
اگر قصد دارید صدور صورتحساب ها را از شماره مشخصی شروع کنید، قبل از ایجاد صورتحساب جدید این بخش را بررسی کنید.
در مالیتور، با انتخاب گزینه ثبت صورتحساب، صورتحساب ایجاد می شود و اعتبار مربوط به آن مصرف می شود. این موضوع به این معنی نیست که صورتحساب حتماً همان لحظه به سامانه مودیان ارسال شده است. پس از ایجاد صورتحساب می توانید اطلاعات آن را بررسی و ویرایش کنید و در صورت نیاز برای ارسال به کارپوشه اقدام کنید. بعد از ارسال صورتحساب و دریافت شناسه مالیاتی دیگر امکان ویرایش وجود ندارد.
بهتر است برای شروع کار به لیست صورتحساب ها مراجعه کنید تا پیش نویس های ایجاد شده را ببینید.
اعتبار خریداری شده در حساب کاربری قرار دارد و ممکن است هنوز برای مودی موردنظر اختصاص داده نشده باشد. از حساب کاربری، انتقال شارژ، تعداد مورد نظر را به مودی انتقال دهید. اگر چند مودی در حساب خود دارید، ابتدا بررسی کنید اعتبار موردنیاز برای همان مودی انتقال داده باشید.
اگر مشتری دارای شعبه است، کد شعبه را می توانید از بخش اطلاعات مشتری ثبت کنید.
مسیر ثبت آن در مالیتور:
تعاریف اولیه ← مشتریان ← عملیات ← تعیین شعبه
همچنین هنگام ایجاد صورتحساب می توان کد شعبه را در قسمت مربوط به آن وارد کرد.
کد شعبه باید به صورت عددی چهار رقمی ثبت شود.
نکته مهم این است که کد پستی شعبه نیز باید با کد شعبه مطابقت داشته باشد. در غیر این صورت ممکن است اطلاعات شعبه در کارپوشه مطابق انتظار نمایش داده نشود.
یکی از مواردی که باید بررسی شود، تطابق کد شعبه و کد پستی است. اگر صورتحساب با اطلاعات اشتباه ارسال شده باشد، اصلاح اطلاعات آن از طریق ویرایش ساده صورتحساب قبلی انجام نمی شود. لازم است صورتحساب قبلی ابطال و صورتحساب جدید با اطلاعات صحیح صادر و ارسال شود.
بنابراین قبل از ارسال، اطلاعات مشتری، کد شعبه و کد پستی را کنترل کنید.
بله، امکان ثبت مودیان اشخاص حقیقی در مالیتور وجود دارد. هنگام ثبت مودی، اطلاعات خواسته شده را مطابق اطلاعات پرونده مالیاتی وارد کنید. کد ملی و کد اقتصادی را هر دو کد اقتصادی 14 رقمی وارد کنید.
در صورتحساب های پیمانکاری ممکن است فیلدی مربوط به شناسه یکتای قرارداد یا اطلاعات مرتبط با حق العمل کاری وجود داشته باشد.
این شناسه با شناسه یکتای مودی یکسان نیست. باید قرارداد را در کارپوشه ثبت کرده و بعد از تایید کارفرما در صورتحساب اضافه کنید. بنابراین اگر نرم افزار هنگام ثبت صورتحساب پیمانکاری شناسه 12 رقمی درخواست می کند، نباید شناسه یکتای مودی را در آن قسمت وارد کنید.
شناسه یکتای مودی برای شناسایی مودی و حافظه مالیاتی استفاده می شود، اما شناسه یکتای قرارداد برای شناسایی قرارداد در صورتحساب های مرتبط با قرارداد مورد استفاده قرار می گیرد. به همین دلیل، وارد کردن شناسه یکتای مودی در فیلد شناسه قرارداد می تواند باعث خطا شود.
اگر صورتحساب قبلی با روش تسویه نسیه صادر شده و لازم است روش تسویه آن به نقدی تغییر کند، باید متناسب با وضعیت صورتحساب، صورتحساب اصلاحی صادر شود. در صورتحساب اصلاحی، روش تسویه به «نقدی» تغییر داده می شود.
خیر، هر تغییر اطلاعاتی به معنی ابطال صورتحساب نیست. در سامانه مودیان برای اصلاح برخی اطلاعات از صورتحساب اصلاحی استفاده می شود و در شرایط دیگری ممکن است صورتحساب ابطالی موردنیاز باشد. به همین دلیل قبل از ابطال صورتحساب، باید نوع تغییر مشخص شود.
آموزش ارسال صورتحساب اصلاحی:
در منو به لیست صورتحساب بروید» قسمت عملیات» دکمه اصلاحی صورتحساب را بزنید، صورتحساب اصلاحی ایجاد می شود. بعد از اعمال تغییرات» ذخیره و پیش نمایش» و گزینه ارسال به کارپوشه را بزنید.
توجه: تاریخ و ساعت صورتحساب اصلاحی باید بعد صورتحساب اصلی باشد و همچنین در بازه زمانی 12 روز گذشته باشد. فقط موارد تغییر روش تسویه از نسیه به نقدی، مبلغ و تعداد کالا یا خدمت، ارسال مجدد بعد از افزایش حد مجاز شامل موارد اصلاحی هستند.
برای تغییر اطلاعات مشتری یا خریدار مانند کد ملی، کد پستی یا شعبه باید ابطال کرده و صورتحساب جدید ارسال نمایید.
امکان ویرایش اطلاعات مشتری در صورتحساب ارسال شده وجود ندارد. با اصلاعات غلط ابطالی ایجاد کرده و ارسال کنید. سپس اطلاعات مشتری را در مالیتور اصلاح کنید. در صورتحساب های جدید باید اطلاعات صحیح مشتری استفاده شود.
اول باید مشخص شود چه اطلاعاتی اشتباه است و وضعیت صورتحساب در سامانه مودیان چیست.
بسته به شرایط ممکن است یکی از این اقدامات لازم باشد:
صدور صورتحساب اصلاحی
ابطال صورتحساب
صدور صورتحساب جدید
اصلاح اطلاعات مشتری یا کالا و خدمت برای صدور صورتحساب صحیح
بنابراین برای هر اشتباه، یک روش ثابت وجود ندارد و نباید بدون بررسی، همه صورتحساب ها را ابطال کرد.
اگر صورتحساب ارسال شده اما هنوز در کارپوشه قابل مشاهده نیست، ابتدا وضعیت ارسال آن را در نرم افزار بررسی کنید. در صورتی که صورتحساب در وضعیت پردازش باشد، ممکن است هنوز پاسخ نهایی سامانه دریافت نشده باشد. لازم است صبوری کنید تا پاسخ را به شما نمایش دهد. اگر صورتحساب با خطا مواجه شده باشد، ابتدا باید متن خطا مشخص شود.
اگر شماره مالیاتی دارد آن را در بخش جستجو بر اساس شناسه مالیاتی در کارپوشه جستجو کنید.
برای کاهش خطا، بهتر است قبل از ارسال صورتحساب این موارد را بررسی کنید:
اطلاعات مودی
شناسه یکتای حافظه مالیاتی
اطلاعات مشتری
کد ملی یا شناسه ملی مشتری
کد پستی
کد شعبه در صورت وجود
تاریخ صورتحساب
نوع و الگوی صورتحساب
شناسه کالا یا خدمت
مبلغ و تعداد
روش تسویه
اطلاعات قرارداد در صورتحساب های پیمانکاری
هرچه اطلاعات قبل از ارسال دقیق تر بررسی شود، احتمال مواجه شدن با خطا و نیاز به اصلاح صورتحساب کمتر خواهد بود.
در برخی شرایط، صورتحساب باید مطابق ماده 9 ثبت شود. هنگام ایجاد صورتحساب در مالیتور، نوع صورتحساب و اطلاعات مربوط به ماده 9 را مطابق شرایط معامله انتخاب و تکمیل کنید. آموزش ارسال صورتحساب ماده 9
اگر مودی قبلاً در مالیتور ثبت شده و قصد دارید آن را در حساب کاربری دیگری مدیریت کنید، نیازی به ثبت مجدد پرونده مالیاتی نیست. در این شرایط باید از فرایند انتقال مودی استفاده کنید تا اطلاعات و سوابق مربوط به مودی به شکل صحیح مدیریت شود. آموزش انتقال مودی
بله. در مالیتور می توانید تنظیمات چاپ صورتحساب را متناسب با نیاز خود تغییر دهید.
از جمله این تنظیمات می توان به نمایش لوگو، حذف ردیف های خالی و انتخاب برخی اطلاعات قابل نمایش در صورتحساب اشاره کرد. این تنظیمات از بخش مربوط به تنظیمات چاپ و تعاریف اولیه قابل مدیریت است. آموزش ویدئویی تنظیمات چاپ صورتحساب
بسیاری از مشکلات هنگام ارسال صورتحساب الکترونیکی به دلیل یکسان نبودن اطلاعات ثبت شده در نرم افزار با اطلاعات پرونده مالیاتی، مشتری، کالا و خدمت یا قرارداد ایجاد می شوند. سوالات کاربران نشان می دهد موضوعاتی مانند شماره سریال، اعتبار، کد شعبه، کد پستی، شناسه قرارداد، صورتحساب اصلاحی و وضعیت ارسال از مواردی هستند که نیاز به توضیح بیشتری دارند.
اگر هنگام ثبت یا ارسال صورتحساب با خطایی مواجه شدید، بهتر است ابتدا متن دقیق خطا و وضعیت صورتحساب را بررسی کنید. تشخیص علت دقیق، قبل از اصلاح یا ابطال صورتحساب، می تواند از ایجاد صورتحساب های تکراری یا اشتباه جلوگیری کند.
برای مشاهده آموزش های بیشتر و پاسخ به سوالات کاربران، می توانید بخش آموزش مالیتور را دنبال کنید.
