در حسابداری، تراز آزمایشی یکی از مهم ترین گزارش های داخلی است که قبل از تهیه صورت های مالی مورد استفاده قرار می گیرد. بسیاری از کسب وکارها از این گزارش برای بررسی صحت ثبت های حسابداری و اطمینان از برابری بدهکار و بستانکار استفاده می کنند. در این مقاله، مفهوم تراز آزمایشی، انواع آن و تفاوتش با ترازنامه را به زبانی ساده بررسی می کنیم.
تراز آزمایشی گزارشی است که مانده پایانی تمام حساب های دفتر کل را در یک مقطع زمانی نشان می دهد. این حساب ها شامل دارایی ها، بدهی ها، حقوق صاحبان سهام، درآمدها و هزینه ها هستند.
هدف اصلی از تهیه تراز آزمایشی این است که مشخص شود مجموع مبالغ بدهکار با مجموع مبالغ بستانکار برابر است یا خیر. اگر این دو عدد با هم برابر نباشند، احتمال وجود خطا در ثبت های حسابداری وجود دارد و باید بررسی های بیشتری انجام شود.
تراز آزمایشی معمولاً در پایان هر ماه، فصل یا سال مالی تهیه می شود و مبنایی برای تنظیم صورت های مالی مانند ترازنامه و صورت سود و زیان است.
تراز آزمایشی اصلاح شده یا تعدیل شده، گزارشی است که پس از ثبت تمام تعدیلات حسابداری تهیه می شود. این تعدیلات ممکن است شامل ثبت هزینه های تحقق یافته، درآمدهای تحقق نیافته، استهلاک دارایی ها یا اصلاح اشتباهات حسابداری باشد.
در واقع، تراز آزمایشی اصلاح شده مبنای اصلی تهیه صورت های مالی است؛ زیرا مانده حساب ها پس از اعمال اصلاحات، تصویر دقیق تری از وضعیت مالی شرکت ارائه می دهد.
پس از پایان سال مالی و بستن حساب های موقت مانند درآمدها و هزینه ها، تراز آزمایشی دیگری تهیه می شود که به آن تراز آزمایشی پس از بستن حساب ها گفته می شود. این گزارش فقط مانده حساب های دائمی را نشان می دهد و نقطه شروع دوره مالی بعدی است.
تراز آزمایشی دو ستونی ساده ترین نوع تراز آزمایشی است. در این گزارش، دو ستون اصلی وجود دارد:
ستون بدهکار
ستون بستانکار
در هر ردیف، نام حساب و مانده آن در یکی از این دو ستون ثبت می شود. در پایان گزارش، مجموع ستون بدهکار و بستانکار باید برابر باشد.
این نوع تراز آزمایشی بیشتر در شرکت های کوچک یا برای آموزش مفاهیم پایه حسابداری استفاده می شود.
تراز آزمایشی چهار ستونی نسخه کامل تری از تراز آزمایشی دو ستونی است. در این گزارش، برای هر حساب چهار ستون در نظر گرفته می شود:
| ستون | محتوا |
| مانده بدهکار | مانده اولیه بدهکار |
| مانده بستانکار | مانده اولیه بستانکار |
| گردش بدهکار | مبالغ بدهکار طی دوره |
| گردش بستانکار | مبالغ بستانکار طی دوره |
این ساختار به حسابداران کمک می کند تا علاوه بر مانده نهایی، تغییرات هر حساب در طول دوره مالی را نیز مشاهده کنند.
تراز آزمایشی شش ستونی یکی از پرکاربردترین انواع تراز آزمایشی در شرکت هاست. این گزارش اطلاعات بیشتری نسبت به نسخه های دو و چهار ستونی ارائه می دهد.
| نام حساب | بدهکار | بستانکار |
| صندوق | 50,000,000 | - |
| بانک | 120,000,000 | - |
| حساب های پرداختنی | - | 40,000,000 |
| سرمایه | - | 130,000,000 |
| جمع کل | 170,000,000 | 170,000,000 |
در نسخه کامل شش ستونی، معمولاً ستون های مانده اولیه، گردش دوره و مانده نهایی به صورت بدهکار و بستانکار نمایش داده می شوند.
تراز آزمایشی فقط یک گزارش ساده نیست؛ بلکه نقش مهمی در کنترل و مدیریت اطلاعات مالی دارد. مهم ترین کاربردهای آن عبارت اند از:
بررسی برابری مجموع بدهکار و بستانکار
کشف برخی از خطاهای ثبت حسابداری
تهیه صورت های مالی دقیق تر
کنترل مانده حساب های دفتر کل
ارائه اطلاعات اولیه به حسابرسان
برابر بودن ستون های بدهکار و بستانکار همیشه به معنای صحیح بودن تمام ثبت های حسابداری نیست. برخی خطاها ممکن است در تراز آزمایشی قابل تشخیص نباشند:
ثبت در حساب اشتباه: مبلغ به حساب نادرست منتقل شده، اما جمع بدهکار و بستانکار برابر است.
ثبت مبلغ اشتباه: مبلغ بدهکار و بستانکار هر دو به یک اندازه اشتباه ثبت شده اند.
ثبت معکوس: بدهکار و بستانکار یک ثبت جابه جا شده اند.
به همین دلیل، حسابداران علاوه بر تراز آزمایشی، اسناد و ثبت های حسابداری را نیز بررسی می کنند.
بسیاری از شرکت ها، به ویژه کسب وکارهای کوچک، از فایل های اکسل برای تهیه تراز آزمایشی استفاده می کنند. تراز آزمایشی اکسل این امکان را فراهم می کند که:
مانده حساب ها به صورت خودکار محاسبه شود.
جمع ستون های بدهکار و بستانکار کنترل شود.
خطاهای احتمالی سریع تر شناسایی شوند.
گزارش ها برای دوره های مختلف مالی ذخیره و مقایسه شوند.
استفاده از اکسل برای تراز آزمایشی، به خصوص در شرکت هایی که هنوز از نرم افزارهای پیشرفته حسابداری استفاده نمی کنند، بسیار کاربردی و مقرون به صرفه است.
اگرچه تراز آزمایشی و ترازنامه هر دو به اطلاعات مالی شرکت مربوط می شوند، اما از نظر هدف، ساختار و مخاطب تفاوت های اساسی دارند.
| ویژگی | تراز آزمایشی | ترازنامه |
| هدف | کنترل صحت ثبت ها | نمایش وضعیت مالی |
| مخاطب | حسابداران و حسابرسان | مدیران، سرمایه گذاران و بانک ها |
| زمان تهیه | ماهانه یا دوره ای | پایان سال مالی |
| محتوا | تمام حساب های دفتر کل | دارایی ها، بدهی ها و حقوق صاحبان سهام |
| نوع گزارش | داخلی | صورت مالی رسمی |
به زبان ساده، تراز آزمایشی یک گزارش داخلی برای بررسی صحت ثبت های حسابداری است، در حالی که ترازنامه یک صورت مالی رسمی است که وضعیت مالی شرکت را به ذی نفعان داخلی و خارجی نشان می دهد.
ترازنامه از اطلاعات تراز آزمایشی اصلاح شده تهیه می شود و تصویر کلی تری از دارایی ها، بدهی ها و حقوق صاحبان سهام ارائه می دهد.
تراز آزمایشی اصلاح شده گزارشی است که پس از ثبت اسناد اصلاحی تهیه می شود و مبنای تنظیم صورت های مالی قرار می گیرد.
نمونه تراز آزمایشی 6 ستونی شامل اطلاعاتی مانند گردش بدهکار، گردش بستانکار، مانده بدهکار و مانده بستانکار است و برای بررسی دقیق تر حساب ها استفاده می شود.
تراز آزمایشی چهار ستونی شامل گردش و مانده بدهکار و بستانکار است و برای بررسی تغییرات حساب ها در طول دوره مالی کاربرد دارد.
تراز آزمایشی دو ستونی ساده ترین نوع تراز آزمایشی است که تنها مانده بدهکار و مانده بستانکار حساب ها را نمایش می دهد.
تراز آزمایشی اکسل به حسابداران کمک می کند گزارش های مالی را به صورت قابل ویرایش تهیه، بررسی و مدیریت کنند.
تراز آزمایشی در حسابداری گزارشی از مانده حساب های دفتر کل است که برای کنترل برابری بدهکار و بستانکار و بررسی صحت ثبت ها تهیه می شود.
تراز آزمایشی در سپیدار از بخش گزارش های حسابداری قابل دریافت است و امکان مشاهده مانده و گردش حساب ها را در بازه های زمانی مختلف فراهم می کند.
در گذشته، دفاتر روزنامه و کل معمولاً بر اساس تراز آزمایشی تهیه و به صورت دستی تنظیم می شدند. اما با الکترونیکی شدن دفاتر تجاری، فرآیند ثبت دفاتر تغییر کرده است.
امروزه لازم است اطلاعات کدینگ حساب ها و اسناد حسابداری را با جزییات حساب ها در فایل اکسل نمونه سامانه مودیان وارد کرده و سپس فایل را در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی بارگذاری کنید.
پس از ارسال دفاتر، ممکن است با دو خطای رایج مواجه شوید که هر دو از طریق بخش «ترازهای آزمایشی» در سامانه مای تکس قابل رفع هستند.
اگر پس از بارگذاری دفاتر پیامکی مبنی بر عدم تعیین سند افتتاحیه دریافت کردید، به سامانه my.tax.gov.ir وارد شوید و از مسیر دفاتر تجاری، ترازهای آزمایشی، کد پلمپ مربوطه را انتخاب کنید. سپس سند افتتاحیه ثبت شده در دفاتر را مشخص و ثبت نمایید تا مانده حساب های ابتدای دوره به درستی در تراز آزمایشی نمایش داده شود.
در صورتی که برای یک کد حساب کل بیش از یک عنوان ثبت شده باشد، سامانه پیامک خطای کد حساب را ارسال می کند. برای رفع آن، در همان بخش ترازهای آزمایشی، کد پلمپ مربوطه را انتخاب کرده و از میان عناوین نمایش داده شده، عنوان صحیح و یکتا را برای هر کد حساب ثبت نمایید.
با انجام این دو اصلاح، فرآیند تهیه تراز آزمایشی و ثبت دفاتر الکترونیکی بدون مشکل تکمیل خواهد شد.
