راهنمای سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی

هدف از تدوین این سند تبیین و راهنمایی کاربران در استفاده از سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی به منظور ارائه دفاتر پلمپ شده الکترونیکی و شفاف سازی فرآیندهای مرتبط است. این مستند در راستای اجرای الزامات سازمان امور مالیاتی تدوین شده و به کاربران کمک می کند تا با نحوه ثبت و ارسال اطلاعات در سامانه آشنا شوند.

هدف سامانه: فراهم ساختن بستری به منظور ارائه دفاتر تجاری به صورت الکترونیکی

کاربران سامانه: کلیه اشخاص حقیقی و حقوقی که ملزم به پلمپ دفاتر قانونی خود هستند.

بهره بردار: سامانه سازمان امور مالیاتی کشور

عملیات اصلی سامانه: بارگذاری فایل اکسل حاوی گردش حساب ها در بازه های زمانی مشخص مطابق با اطلاعات دفاتر روزنامه

دوره (سال) مالی الزامی برای ثبت دفاتر: سال مالی مرتبط با کلیه دفاتری که پس از 23 تیر 1403 نزد اداره کل ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجاری به صورت الکترونیکی پلمپ شده اند.

دانلود فایل PDF راهنمای سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی

ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی

کاربران جهت دریافت نام کاربری و رمز عبور ورود به سامانه دفاتر تجاری ،الکترونیکی ابتدا باید به درگاه ملی خدمات الکترونیکی سازمان امور مالیاتی کشور به آدرس https://my.tax.gov.ir وارد شوند. سپس در صفحه نخست این درگاه، گزینه «ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی» را انتخاب نمایند.

دانلود قالب اکسل

قالب اکسل مطابق شکل زیر شامل اقلام اطلاعاتی می باشد که برای ارائه دفاتر تجاری الکترونیکی باید تکمیل شوند.

این اقلام به ترتیب عبارتند از:

• کد حساب کل
• عنوان حساب کل
• کد حساب معین عنوان حساب معین
• کد حساب تفصیلی
• عنوان حساب تفصیلی گردش بدهکار (ریال)
• گردش بستانکار (ریال)
• تاریخ گردش حساب

دانلود فایل اکسل نمونه دفاتر الکترونیکی

دستورالعمل تکمیل فایل اکسل

قالب اکسل دانلود شده باید مطابق با دستورالعمل تکمیل اطلاعات دفاتر تجاری الکترونیکی تکمیل شود کاربران پس از کلیک بر دکمه بارگذاری فایل با صفحه ای با عنوان بارگذاری قالب مواجه می شوند. در این صفحه دستورالعمل های تکمیل فایل روی اکسل به شرح زیر ارائه شده است.

• اطلاعات فقط باید در یک شیت اکسل قرار گیرد.
• عنوان و ترتیب ستونها باید مطابق قالب سامانه باشد.
• ستون های گردش بدهکار و بستانکار فقط شامل مقادیر عددی باشند.
• جمع مقادیر ستون گردش بدهکار بایستی با جمع مقادیر ستون گردش بستانکار برابر باشد.
• در هر سطر تنها یکی از ستون های گردش بدهکار یا بستانکار مقدار داشته باشد. فایل هایی با بیش از 1000 رکورد باید به فرمت CSV بارگذاری شوند.
• فرمت تاریخ گردش باید به شکل YYYY/MM/DD . باشد. مثال: 1403/12/20
• تاریخ گردش هر سطر رکورد باید در محدوده بازه زمانی گردش حساب ها قرار داشته باشد به گونه ای که پس از تاریخ شروع و پیش از تاریخ پایان این بازه باشد.

این دستورالعمل ها در شکل زیر با کادر قرمز رنگ مشخص شده است.

فرآیند بارگذاری فایل

انجام تنظیمات

کاربر باید قبل از بارگذاری تنظیمات زیر را وارد کند:

• نوع فایل: اکسل یا CSV
• فرمت جداکننده (Delimiter) فقط در صورت انتخاب فرمت CSV
• تاریخ انتهای بازه زمانی گردش حساب ها
• کد رهگیری دفتر پلمپ شده از لیست قابل انتخاب است

موارد مربوط به تنظیمات فایل که کاربر باید مشخص کند در شکل زیر داخل کادر قرمز رنگ مشخص شده است.

بارگذاری و پیش نمایش فایل

در این مرحله کاربر فایل مورد نظر خود را بارگذاری می کند برای بارگذاری موفق رعایت نکات زیر را در نظر داشته باشید:

• تنها فایل های با فرمت اکسل یا CSV پذیرفته می شوند.
• ترتیب و عنوان ستونها مطابق با فایل قالب اکسل رعایت شود و تغییر داده نشود.
• در صورتی که نوع فایل اکسل یا (CSV انتخاب شده با گزینه تعیین شده در مرحله قبل مطابقت نداشته باشد، سامانه از بارگذاری آن جلوگیری می کند.

پس از بارگذاری 10 سطر اول فایل به عنوان پیش نمایش نمایش داده می شود.

محدوده مرتبط با بارگذاری فایل و پیش نمایش آن در شکل زیر با کادر قرمز رنگ مشخص شده است.

مشاهده اطلاعات فایل های بارگذاری شده

در صفحه اصلی سامانه کاربر جدولی به نام «تاریخچه بارگذاری اطلاعات حاوی فایل های بارگذاری شده را مشاهده می کند که هر سطر آن شامل اطلاعات زیر می باشد:

• کد رهگیری دفتر پلمپ شده
• تاریخ پایان سال مالی
• بازه زمانی گردش حساب ها
• تاریخ بارگذاری فایل
• وضعیت فایل بارگذاری شده عدم بارگذاری بارگذاری موفق (در حال پردازش)
• آیکون هشدار (!) برای نمایش خطاهای مربوط به بارگذاری
• آیکون دانلود برای دانلود فایل بارگذاری شده توسط کاربر

ویدئو آموزشی

مشاهده ویدئو آموزشی همین مسیر را مشاهده کنید.